LBS BW setzt auf Software von Group 1

bei der Erstellung komplexer Vordrucke für den Versand
Mit einem Marktanteil von 35 Prozent ist die im Jahr 2000 aus der Fusion der LBS Baden und LBS Württemberg entstandene Landesbausparkasse Baden-Württemberg heute bundesweiter Marktführer der Bausparkassen. Durchschnittlich kommen jährlich ca. 70.000 neue Kunden zur LBS, von denen etwa 40 Prozent jünger als 25 Jahre sind. Allein im Jahr 2002 betreute die LBS Baden-Württemberg rund 1,3 Mio. Bausparer, zahlte etwa 2,16 Mrd. Euro an Bausparsumme aus und trug damit zur Finanzierung von 56.000 Wohnungsbauprojekten bei.

Dokumentengenerierung mit höherer Performance

Schon 1998/99 hatte sich der Vorstand entschlossen, im Hinblick auf die anstehende Fusion eine gemeinsame Standardsoftware für die Fachabteilungen einzuführen und entschied sich für eine Lösung, die bereits bei der LBS Münster im Einsatz war. Dort suchte man damals nach einem Formatierungstool, das bei der Dokumentengenerierung eine höhere Performance erlaubt. Immer zum Jahreswechsel müssen Millionen von Kontoauszügen erzeugt werden, was besondere Anforderungen an die Geschwindigkeit und Systemstabilität stellt. Nach Teststellungen mit Lösungen unterschiedlicher Anbieter entschied man sich schließlich für DOC1 von Group 1. RASTERPUNKT als Spezialist für Systemintegration und Output-Management und langjähriger Partner von Group 1 Software erhielt den Auftrag für die Einführung des vielseitigen Formatierungstools. Dies beinhaltete Beratung, Installation und die Schulung der LBS-Mitarbeiter. Ergänzend steht seither eine Hotline zur Verfügung, die während der Produktion auftretende Probleme kompetent und schnell löst.

LBS Baden-Württemberg übernimmt erfolgreich das System

Nachdem das System in Münster produktiv war und erfolgreich lief, lag es natürlich nahe, diese Lösung auch anderen Landesbausparkassen zur Verfügung zu stellen, so zum Beispiel bei der LBS Baden-Württemberg in Karlsruhe und Stuttgart.
Dazu Rainhard Strübel, verantwortlich für Softwaresteuerung und Einsatz der Textsysteme bei der LBS BW in Karlsruhe:
"Dabei ging es hauptsächlich um die Bausparanwendung selbst, also die Anwendung, die in den Fachabteilungen genutzt wird, um Kontoauskünfte automatisch zu verarbeiten. Ein wesentlicher Teil dieser Anwendung ist ein hostverarbeitendes Text- und Dokumentensystem in Verbindung mit der Software DOC1 für die Dokumentengenerierung und -formatierung. DOC1 generiert dabei Dokumente, die die Bausparer über die einzelnen Kontovorgänge informieren".

Die Vorlagen, die von der LBS Münster zur Verfügung gestellt wurden, mussten im Grunde nur noch an die Gepflogenheiten und internen Vorgaben der LBS BW angepasst werden und ließen sich problemlos installieren. Das Host-Textverarbeitungssystem für die Briefschreibung erzeugt dabei die Daten, die DOC 1 als Batch-Textverarbeitungssystem nutzt, um Vordrucke zu generieren, die später mit den Briefen zusammengeführt, gemeinsam kuvertiert und an die Bausparer verschickt werden. "In erster Linie setzen wir DOC 1 beim Jahresabschluss zur Erzeugung der Kontoauszüge ein. Im Januar versenden wir rund 2,5 Mio. Kontoauszüge an die Kunden, die jeweils Wohnungsbauprämien- und VL-Anträge sowie sonstige Beilagen umfassen. Hier zeigt sich auch der Hauptvorteil von DOC 1 - seine Schnelligkeit. So brauchen wir für die eigentliche Erstellung dieser großen Menge an Kontoauszügen lediglich ein paar Tage", erläutert Strübel.

Neben dem jährlichen Versand der Kontoauszüge wird die Software täglich für die Generierung von Vordrucken eingesetzt, die mit dem Hosttextsystem zu kompliziert wären. "Nehmen wir zum Beispiel die Zuteilungserklärung. Dabei handelt es sich um einen Brief, der dem Bausparer mitteilt, dass sein Bausparvertrag zugeteilt wird. Diesem Standardbrief wird ein Vordruck beigelegt, der aufgrund der verschiedenen Konstellationen der einzelnen Bausparverträge anhand einzelner Bausteine jeweils individuell zusammengestellt wird. Der Bausparer muss diesen Vordruck dann lediglich ausfüllen, unterschreiben und zurücksenden", so Strübel weiter.

Der Hauptteil der Briefe wird wie der Ausdruck der DOC 1-Vordrucke nachts in der Batch-Verarbeitung erzeugt. Da es sich bei den Vordrucken in der Regel um Beilagen zu Massenaussendungen, wie Jahreskontoauszüge, Vertragsbestätigungen für Bausparer oder Zuteilungen handelt, hat sich diese Vorgehensweise gut bewährt. Die Betreuung des Systems erfordert dabei nur wenig Aufwand, da nach der Installation und Inbetriebnahme im Grunde nur noch kleinere Änderungen umgesetzt werden müssen.

Einführung der Lösung mit DOC1 durch RASTERPUNKT

Zur Einführung wurde ein fünftägiger Workshop abgehalten. Dieser und die anschließende Umsetzung und Anpassung der Musteranwendung, die aus Münster zur Verfügung gestellt wurde, wurde begleitet durch einen Mitarbeiter des Unternehmens RASTERPUNKT aus dem württembergischen Grafenau. "Insbesondere bei der Anpassung der Anwendung haben uns die Mitarbeiter von RASTERPUNKT tatkräftig unterstützt. Inzwischen können wir sehr gut selbstständig mit dem System arbeiten. Sollte es doch einmal ein Verständnisproblem geben, erhalten wir über die Hotline von Rasterpunkt stets sehr kurzfristig kompetente Unterstützung", kommentiert Strübel.
Die Vorteile der Software sieht Strübel besonders in der enormen Performance bei der Aufbereitung von Massendrucksachen im Hostumfeld, d. h. sämtliche zu verarbeitende Daten stehen wesentlich früher als Druckoutput zur Verfügung. Außerdem ist die Anwendung logisch und gut verständlich strukturiert . Briefe oder Vordrucke lassen sich damit benutzerfreundlich und schnell aufbauen, ohne dass auf die Option hochkomplexer Funktionen verzichtet werden muss. Ergänzt wird das System durch eine Vorschau, die das Druckergebnis des designten Dokuments anzeigt.

"Vor dem Einsatz der Lösung haben wir die Jahreskontoauszüge bei einem externen Dienstleister aufbereiten und drucken lassen. Da wir dies nun selbst im Haus machen, konnten wir eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis erzielen. Insgesamt sind unsere Reaktionszeiten wesentlich kürzer geworden und wir sind sehr zufrieden mit der Lösung, die uns mit dem Text- und Dokumentensystem und DOC 1 zur Verfügung steht", so das abschließende Resümee von Strübel.